Înscrierea faptului sau evenimentului de stare civilă produs în străinătate

Înscrierea actului de stare civilă produsă în străinătate reprezintă procedura legală prin care un act de stare civilă emis de autoritățile unui alt stat este recunoscut și înscris în registrele de stare civilă ale Republicii Moldova.

Se înscriu în registrele de stare civilă ale Republicii Moldova doar faptele și evenimentele cetățenilor Republicii Moldova.

Cetăţenii Republicii Moldova sunt obligați să declare toate faptele şi evenimentele produse în străinătate şi să prezinte documentele de stare civilă eliberate pe numele lor de autorităţile altor state.

Cine poate solicita serviciul:

La înscrierea nașterii/schimbării numelui și/sau a prenumelui produs în străinătate:

1. titularul actului personal
2. soțul/soția titularului actului
3. părinţii pentru copii minori sau majori
4. buneii pentru nepoți minori sau majori
5. copiii majori pentru părinți
6. nepoții majori pentru bunei
7. fratele/sora major/-ă pentru frați/surori minori sau majori
8. persoana împuternicită de către titularul actului (dacă este major) sau de către părinţii copilului (dacă copilul este minor)

La înscrierea căsătoriei/divorțului produse în străinătate:

1. titularul actului personal
2. părinții pentru copii minori sau majori
3. buneii pentru nepoți minori sau majori
4. copiii majori pentru părinți
5. nepoții majori pentru bunei
6. fratele/sora major/-ă pentru frați/surori minori sau majori
7. persoana împuternicită de către titularul actului (dacă este major) sau de către părinţii copilului (dacă copilul este minor)

La înscrierea decesului produs în străinătate:

1. soțul/soția titularului actului
2. părinţii pentru copii minori sau majori
3. buneii pentru nepoți minori sau majori
4. copiii majori pentru părinți
5. nepoții majori pentru bunei
6. fratele/sora major/-ă pentru frați/surori minori sau majori
7. persoana împuternicită de către de către subiecții prevăzuți mai sus

Documentele de stare civilă eliberate de către autoritățile competente străine se prezintă în original sau copie autentificată notarial și însoțite de traducere în limba română.

Condiții de recunoaștere a documentelor emise de autoritățile altor state:

• extrasele multilingve de pe actele de stare civilă eliberate în baza Convenției CIEC nr. 16, semnată la Viena la 08.09.1976 din astfel de state precum Austria, Belgia, Bosnia și Herțegovina, Bulgaria, Cabo Verde, Croația, Estonia, Germania, Franța, Italia, Lituania, Luxemburg, Muntenegru, Țările de Jos, Macedonia de Nord, Polonia, Portugalia, România, Serbia, Slovenia, Spania, Turcia, Elveția se recunosc fără apostilă sau supralegalizare;

• actele oficiale emise în statele membre ale Convenției de la Haga din 05.10.1961 cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, se recunosc dacă sunt apostilate. Link - Lista statelor şi modul de recunoaştere a actelor oficiale;

• actele oficiale emise în statele membre ale Convenției de la Minsk din 22 ianuarie 1993, privind asistenţa juridică şi raporturile juridice în materie civilă, familială şi penală, se recunosc fără apostilă sau supralegalizare; 

• actele oficiale emise în astfel de state precum ar fi: Ucraina, Federaţia Rusă, România, Republica Azerbaidjan, Bosnia şi Herţegovina, Republica Letonă, Republica Lituania, Republica Turcia, inclusiv Republica Cehă, Ungaria și Republica Slovacă (prin succesiune), se recunosc fără apostilă sau supralegalizare în baza tratatelor bilaterale privind asistenţa juridică şi raporturile juridice în materie civilă, familială şi penală;

• actele oficiale emise în celelalte state care nu sunt vizate supra, se recunosc prin procedura de supralegalizare. Link - Lista statelor şi modul de recunoaştere a actelor oficiale.
   

Documente necesare la depunerea cererii de înscriere a nașterii produse în străinătate:

1. Actul oficial privind nașterea emis în străinătate: certificatul de naştere/ extras de pe actul de naştere/ extras multilingv de pe actul de naștere/ extras din registru de evidenţă a populaţiei/ certificat medical constatator emis în străinătate/ hotărârea judecătorească din străinătate/ copia actului de naştere.

2. Dovada apartenenței titularului actului la cetățenia Republicii Moldova (dacă informația respectivă nu poate fi vizualizată în RSP). În cazul înscrierii actelor de naștere ale copiilor se prezintă dovada apartenenței copilului sau a unuia din părinți la cetățenia RM.

3. Documentul ce servește temei pentru înscrierea datelor despre tată (certificatul de căsătorie al părinților, certificat privind stabilirea paternității, declarația privind stabilirea paternității, hotărârea judecătorească privind stabilirea paternității din țara unde a fost înregistrată nașterea, etc.).

4. Actul de identitate al părintelui copilului dacă este cetățean străin sau cetățean RM, dar în RSP lipsește informația despre înregistrarea acesteia.

5. Certificatele de naștere ale părinților, în cazul în care părinții nu sunt căsătoriți sau căsătoria nu poate fi recunoscută și este necesară confirmarea formei de scriere a numelui și a prenumelui în actul de naștere al copilului.

6. Documentul ce constituie dovada împuternicirii de reprezentare, dacă cererea este depusă prin intermediul unui reprezentant împuternicit (în original).

7. Documentele ce confirmă gradul de rudenie, dacă cererea este depusă de către rudele titularului actului și faptul rudeniei nu poate fi confirmat în baza actelor de stare civilă deținute în fondul de arhivă al organului de stare civilă și sistemele informaționale.

Documente necesare la depunerea cererii de înscriere a căsătoriei produse în străinătate:

1. Actul oficial privind căsătoria emis în străinătate: certificatul de căsătorie/ extras de pe actul de căsătorie/ extras multilingv de pe actul de căsătorie/ extras din registru de evidență a populației/ copia actului de căsătorie;

2. Dovada apartenenței titularului actului la cetățenia Republicii Moldova (dacă informația respectivă nu poate fi vizualizată în RSP);

3. Actul de identitate al soțului cetățean străin, dacă în RSP lipsește informația despre înregistrarea acestuia;

4. Certificatele de naștere ale soților, dacă acestea nu sunt deținute în fondul de arhivă al organului de stare civilă și sistemele informaționale;

5. Dovada încetării căsătoriei/(-riilor) anterioare, în cazul existenței acestora;

6. Documentul ce constituie dovada împuternicirii de reprezentare, dacă cererea este depusă prin intermediul unui reprezentant împuternicit (în original);

7. Documentele ce confirmă gradul de rudenie, dacă cererea este depusă de către rudele titularului actului și faptul rudeniei nu poate fi confirmat în baza actelor de stare civilă deținute în fondul de arhivă al organului de stare civilă și sistemele informaționale.

Documente necesare la depunerea cererii de înscriere a divorțului produs în străinătate:

1. Actul oficial privind divorțul emis în străinătate: certificatul de divorț, extras de pe actul de divorț, extras din registru de evidenţă a populaţiei, hotărârea judecătorească de divorț, copia actului de divorț;

2. Dovada apartenenței titularului actului la cetățenia Republicii Moldova (dacă informația respectivă nu poate fi vizualizată în RSP);

3. Actul de identitate al soțului cetățean străin, dacă în RSP lipsește informația despre înregistrarea acestuia;

4. Certificatul de căsătorie și de naștere ale soților, dacă acestea nu sunt deținute în fondul de arhivă al organului de stare civilă și sistemele informaționale;

5. Documentul ce constituie dovada împuternicirii de reprezentare, dacă cererea este depusă prin intermediul unui reprezentant împuternicit (în original);

6. Documentele ce confirmă gradul de rudenie, dacă cererea este depusă de către rudele titularului actului și faptul rudeniei nu poate fi confirmat în baza actelor de stare civilă deținute în fondul de arhivă al organului de stare civilă și sistemele informaționale.

Documente necesare la depunerea cererii de înscriere a decesului produs în străinătate:

1. Actul oficial privind decesul emis în străinătate: certificatul de deces/ extras de pe actul de deces/ extras multilingv de pe actul de deces/ extras din registru de evidenţă a populației/ certificat medical constatator emis în străinătate/ hotărârea judecătorească din străinătate/ copia actului de deces;

2. Dovada apartenenței titularului actului la cetățenia Republicii Moldova (dacă informația respectivă nu poate fi vizualizată în RSP). În cazul înscrierii actelor de deces ale copiilor se prezintă dovada apartenenței copilului sau a unuia din părinți la cetățenia RM;

3. Documentele de stare civilă ale titularului, dacă acestea nu sunt deținute în fondul de arhivă al organului de stare civilă și sistemele informaționale;

4. Documentul ce constituie dovada împuternicirii de reprezentare, dacă cererea este depusă prin intermediul unui reprezentant împuternicit (în original);

5. Documentele ce confirmă gradul de rudenie, dacă cererea este depusă de către rudele titularului actului și faptul rudeniei nu poate fi confirmat în baza actelor de stare civilă deținute în fondul de arhivă al organului de stare civilă și sistemele informaționale.

Documente necesare la depunerea cererii de înscriere a schimbării numelui și/sau a prenumelui produs în străinătate:

1. Actul oficial privind schimbarea numelui și/sau a prenumelui emis în străinătate: certificatul de schimbare a numelui și/sau a prenumelui, extras de pe actul de schimbare a numelui și/sau a prenumelui, extras din registru de evidenţă a populaţiei, hotărârea judecătorească din străinătate, copia actului de schimbare a numelui și/sau a prenumelui;

2. Dovada apartenenței titularului actului la cetățenia Republicii Moldova (dacă informația respectivă nu poate fi vizualizată în RSP). În cazul înscrierii actelor de schimbare a numelui și/sau a prenumelui ale copiilor se prezintă dovada apartenenței copilului sau a unuia din părinți la cetățenia RM;

3. Documentele de stare civilă ale titularului, dacă acestea nu sunt deținute în fondul de arhivă al organului de stare civilă și sistemele informaționale;

4. Documentul ce constituie dovada împuternicirii de reprezentare, dacă cererea este depusă prin intermediul unui reprezentant împuternicit (în original);

5. Documentele ce confirmă gradul de rudenie, dacă cererea este depusă de către rudele titularului actului și faptul rudeniei nu poate fi confirmat în baza actelor de stare civilă deținute în fondul de arhivă al organului de stare civilă și sistemele informaționale.